Как организовать электронный документооборот в организации?

Содержание

➤ Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД

Как организовать электронный документооборот в организации?

Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами.

Скачайте полезные документы:

Зачем нужна система электронного документооборота

Наверное, уже не осталось ни одной компании, где бы в системе делопроизводства не использовали компьютеры и локальные сети. Поэтому термины ЭДО, электронный документооборот, рано или поздно начнут упоминать в разговорах о ближайших планах даже небольших организаций. 

Электронный документооборот кратко — это перевод документопотоков организации в цифровую электронную форму, автоматизация всех процессов обработки документов. 

Какие преимущества дает компании внедрение и ведение электронного документооборота с помощью специализированного программного обеспечения — системы электронного документооборота (СЭД)?

  1. Растет эффективность труда и, как следствие, его производительность. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.
  2. Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.
  3. Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.
  4. Сокращаются затраты за счет повышения эффективности труда, снижаются издержки на оргтехнику и расходные материалы.
  5. Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.
  6. Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.
  7. Снижаются затраты на организацию архивного хранения документов.
  8. Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа. 

Поскольку с понятиями «электронный документ, электронный документооборот» знакомы все, кто так или иначе связан с делопроизводством, убеждать в необходимости внедрения СЭД уже никого не надо. Но многие компании еще считают, что переход от бумажного к электронному документообороту сложен и стоит дорого. Но, между тем, осуществить его вполне возможно силами самой организации, что существенно сократит расходы.

Система электронного документооборота (ЭДО): этапы внедрения

Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов.

Шаг 1. Определитесь с целями и задачами автоматизации. Проанализируйте проблемы ведения документооборота на предприятии, продумайте, будут ли они решены посредством электронного документооборота. 

Шаг 2. Проведите предпроектное обследование. Изучите специфику ведения делопроизводства в вашей компании, для этого:

  • проведите ревизию документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
  • проанализируйте действующие регламенты на предмет оптимизации документопотоков, проследите маршруты движения внутренних и внешних документов;
  • изучите процесс создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании;
  • проинспектируйте порядок регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
  • оцените, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ;
  • изучите процедуру формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации;
  • продумайте, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
  • проанализируйте полученные данные и сформулируйте технические требования, которым должна отвечать СЭД электронный документооборот. 

Схема. Операции над внутренними документами

Шаг 3. Проведите ревизию сложившихся в компании делопроизводственных процессов прежде, чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, повести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании.

Разработайте регламенты обработки документов, составьте инструкции, в которых установите зоны ответственности между исполнителями, пропишите порядок взаимодействия между ними. Внесите поправки и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумайте вопросы безопасности, разграничения доступа.

Руководствуйтесь требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. 

Шаг 4. Составьте схему процесса управления документами, пропишите маршруты документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Предусмотрите возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составьте техническое задание с учетом конкретных пожеланий и требований. 

Шаг 5. Изучите современные СЭД, продумайте, какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО вашей организации. Многие компании-разработчики ПО учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки. 

Шаг 6. Начните внедрение СЭД в организации, выбрав один из двух вариантов:

  1. Внедрите ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
  2. Поэтапно внедрите СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем — в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании. 

Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, получите сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов. 

В таблице показано, какие виды электронных цифровых подписей существуют и при подписании каких документов их можно использовать. 

Шаг 7. Создайте электронный архив, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота. 

Электронные дела в номенклатуре дел компании

Шаг 8. Интегрируйте СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании. 

Шаг 9. Проведите обучение сотрудников, разработайте руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест. 

Шаг 10. Обеспечьте контроль над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначьте в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД. 

Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах — не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольно-надзорными.

СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и пригласите к участию в электронном взаимодействию своих партнеров, поставщиков и заказчиков.

Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота. 

ИтогПродуманный систематизированный подход к переходу на электронный документооборот позволит обеспечить успешное внедрение СЭД силами самой компании и сократить сроки окупаемости ПО.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota

Система электронного документооборота в организации

Субъект бизнеса может строить отношения с большим кругом лиц, как юридических, так и физических. При этом партнеры могут располагаться не только в том же самом городе, но и совершенно другом регионе. Бумажный обмен значимыми документами, в этом случае, может занимать существенное время. Система электронного документооборота станет выходом из данной проблемы и позволит существенно ускорить имеющиеся деловые процессы.

Система электронного документооборота (ЭДО) – что это такое

Современная система электронного документооборота представляет собой процедуру по обмену юридически значимыми документами в электронном виде. В настоящее время большинство бухгалтерских и кадровых программных продуктов позволяют создавать электронные документы заранее разработанного формата.

Однако просто отправить другой стороне бизнес-отношений файл нельзя. Для придания ему юридической силы, этот документ должен содержать в себе специальную электронную подпись.

ЭДО может осуществляться на двух уровнях — он может осуществляться внутри самой компании между отдельными работниками и подразделениями, так и внешне между отдельными организациями. При этом данные уровни могут функционировать отдельно друг от друга, либо объединены в единую систему документооборота.

Если администрация субъекта бизнеса принимает решение о внедрении ЭДО внутри самой организации, они должны быть готовы к несению определенных материальных затрат, как на приобретение компьютерного оборудования (сервер для системы, сетевое оборудование и т. д.), так и на приобретение самой программы документооборота.

Внимание: если обмен документами строится между разными компаниями, то должно присутствовать еще одно звено – оператор электронного документооборота. Закон на него возлагает обязанность по обеспечению обмена документами, их хранению, проверке подлинности электронной подписи.

Одним из таких операторов в настоящее время является диадок электронный документооборот. Документы, которыми обмениваются партнеры через оператора являются юридически значимыми, поскольку на них автоматически ставится отметка ЭЦП каждой из сторон.

С кем можно обмениваться электронными документами

Документооборот, в зависимости от его уровня, может осуществляться как внутри одной компании между ее работниками, так и между внешними получателями.

К последним относятся партнеры по ведению бизнеса, госорганы, другие граждане и т. д. Также электронный документооборот может осуществляться с торговыми площадками при заключении госконтрактов, с провайдерами и регистраторами доменов и т. д.

Читайте также  ИНН организации работодателя как узнать?

Внимание: закон не ограничивает возможности обмена электронными документами — запрета с кем можно вести такие отношения, а с кем нет, не существует. Главное, чтобы у сторон документооборота были электронные цифровые подписи и заключенные соглашения с операторами ЭДО.

Преимущества

В числе основных преимуществ при использовании электронного документооборота можно выделить:

  1. Происходит упорядочивание делопроизводства — каждому документу присваивается уникальный номер, в результате нельзя двум разным документам присвоить одно и то же значение;
  2. Отслеживать движение любого документа можно на каждом этапе его исполнения в любое удобное время. При этом сам документ нельзя испортить, потерять, удалить. Любой удаленный из системы документ можно восстановить.
  3. Скорость обмена документами — бумажный документ необходимо передать в руки получателя, что занимает не только значительное время, но и может требовать финансовых затрат. Электронный документ поступает к получателю мгновенно.
  4. Круглосуточная работа — система позволяет работать в ней удаленно 24 часа в сутки из любой точки Земли.
  5. Доступно планирование исполнения документа — поскольку у каждого документа могут быть фиксированные даты исполнения, можно планировать их движение и исполнение, а также контролировать исполнение плана;
  6. Удобный поиск документов — система строго упорядочена, и в ней можно легко организовать поиск необходимого документа по каким-либо фразам и словам.
  7. Экономия бумаги — электронная система позволяет не распечатывать документы на бумаге, а это приводит к ее экономии.

Недостатки

Несмотря на большое количество достоинств перевода на электронный обмен документами, электронный документооборот программы могут содержать и некоторые недостатки:

  • Требуются существенные материальные затраты на внедрение системы, которые, в зависимости от количества пользователей, могут варьироваться от 100 тысяч рублей и выше;
  • После приобретения системы, требуется время на ее внедрение и настройку;
  • Требуется обучение пользователей, которые будут использовать указанную систему;
  • Требуется обеспечить безопасность данных — системы должна быть защищена от несанкционированного доступа как изнутри предприятия, так и из внешних источников;
  • Необходимо иметь ответственное лицо, которое будет контролировать работу системы и исправлять выявленные ошибки и проблемы;
  • Необходимо делать резервные копии для обеспечения сохранности данных;
  • Если партнеры не используют ЭДО, то все равно необходимо будет задействовать бумажный документооборот.

Функционал электронного документооборота

Электронный документооборот в организации должен обеспечивать выполнение следующих действий:

  • Работать с документами — создавать их, регистрировать, обрабатывать, контролировать исполнение и т. д.
  • Формировать маршрут внутри организации — устанавливать маршрут, по которому будет двигаться документ внутри компании, присваивать права доступа для разных пользователей;
  • Содержать архив документов с возможностью поиска внутри него.

Внимание: фактически, после введения электронной системы, пользователь должен получать все те же возможности, как если бы он пользовался бумажными документами.

Большинство современных систем предоставляют следующие возможности:

  1. Регистрировать в системе любые документы — входящие, исходящие, внутренние, а также определять пути их дальнейшего движения;
  2. В каждом из подразделений установить единые правила по обработке документов;
  3. Давать работать с документом не только отдельному работнику, но и группе лиц;
  4. Разграничивать возможность доступа к документу как между отдельными работниками, так и подразделениями;
  5. Для всех документов применять единые стандарты;
  6. Контролировать исполнение документов в строго заданный срок;
  7. Формировать отчеты по использованию и исполнению документов;
  8. Осуществлять архивное хранение документов, фиксировать дату и личные данные работника, который обращался к нему последним.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

Важно помнить, что сразу перейти на систему электронного документооборота с полным отказом от применения бумажных документов не получиться.

Причинами этого служит следующее:

  • Часть партнеров компании не используют систему электронного документооборота.
  • Предприятие располагает большим количеством текущей документации, которая используется пользователями в данный момент.

Внимание: нужно понимать, что при использовании систем документооборота в бумажном и электронном виде существуют некоторые различия.

Для бумажного бланка характерна сначала его распечатка, а потом направление на подписание. Для электронного этого делать не надо, достаточно его сформировать, подписать ЭЦП и направить по системе ЭДО.

Бумажные документы могут затеряться на почте или в другом месте. За доставкой электронного документа следит сама система, которая и контролирует все этапы прохождения его.

Главное отличие документов в бумажном и электронном виде является способ их хранения. Электронный бланк можно сразу загрузить в систему, а после этого использовать. Для бумажного требуется создание архива.

В настоящее время очень часто, бумажные бланки сканируются, после чего подгружаются в систему для хранения. Далее все желающие получают к ним доступ. То есть оригинал находиться у ответственного лица, например у секретаря, а все остальные пользуются копией бланка.

Внимание: если у партнером предприятия отсутствует система ЭДО, то с ним следует работать, обмениваясь документами на бумаге. Некоторые операторы позволяют решить данную проблему.

Например, Тензор позволяет отправлять документы в электронном виде как ссылку. Получателю, чтобы получить этот документ и подписать его, достаточно перейти по ней.

Операторы электронного документооборота в 2018 году

Сегодня рынок электронного документооборота представлен широким спектром программ и операторов ЭДО. У каждого из них есть преимущества и отрицательные стороны. Рассмотрим подробнее их.

Система эдо Характерные особенности Размер стоимости приобретения
«Дело» Наиболее крупная на рынке программа по электронному документообороту. Она проста в использовании, при этом обладая многофункциональностью Стоимость рабочего места составляет 11000-13500 руб.
«Логика» Возможно применение ее на предприятиях различного размера. Ее можно настраивать по свои персональные требования, легка в изучении. Стоимость рабочего места составляет 4900-5900 руб.
«Евфрат» Считается наиболее продвинутым программным комплексом. Имеет простой для обучения интерфейс и возможность построить собственную систему работы с базой данных. Стоимость рабочего места составляет 5000 руб. при развертывании на оборудовании организации, 10000 руб. если развертывание производиться на оборудовании ее продавца.
«1С:Архив» Легко взаимодействует с любыми системами 1С. Может производить обмет графическими, звуковыми, видео файлами. Стоимость полного комплект составляет от 17000 до 50000 руб
«DIRECTUM» Считается наиболее оптимальной системой для предприятий среднего и малого бизнеса. Существует возможность совмещения документооборота в бумажном и электронном виде. Стоимость права пользования варьируется от 7 000 руб. до 2 000000 руб.
«OPTIMA-WorkFlow» Сравнительно новая система электронного документооборота. Имеет уникальный функционал при ее использовании. В настоящее время развивается активно и модифицируется. Стоимость права пользования варьируется от 55000 — 75000 руб.

Группа популярных операторов ЭДО построила роуминговый центр, который позволяет компаниям производить обмен данными, находящимися в разных системах.

Оператор ЭДО Характерные особенности Размер затрат на установку и использование
«Диадок» Данную систему создал крупнейший разработчик интернет-сервисов СКБ «Контур». Может использоваться при обороте документов как внутри в системе, так и с контрагентами. Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 9 руб.
«Сфера» (Корус Консалтинг) Создатель системы ЭДО, применяемой в хозяйственной деятельности. Она применяется большинством крупных торговых сетей магазинов (Магнит, Ашан, Леруа Мерлен и т.д.) Входящие документы – бесплатно, а исходящие от 8 руб. 26 коп.
«Тензор» Создатель системы электронного документооборота СБИС по передачи отчетности в налоговую, ПФР, ФСС и т.д. Обмен может строиться как внутри субъекта хозяйствования, так и с партнерами. Нужно оплачивать пакеты документов за каждый квартал. Стоимость составляет от 6000 руб. за пакет
«Такском» Данная компания не только разработала систему документооборота, но ее активно ее внедряет. Взаимодействие с программными комплексами 1С производятся на автоматическом уровне. Стоимость пакета, включающего 150 документов, измеряется от 1800 руб. Входящие документы – бесплатно.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

В настоящее время при принятии решения о том, какая система электронного документооборота будет использоваться в организации, важное значение придается ее способности включиться в уже существующий комплекс программ и приложений на предприятии.

То есть она должна легко взаимодействовать с ними. К примеру, такое взаимодействие должно быть с программами по ведению бухгалтерскому учету, чтобы можно было формировать и отправлять электронные счета, счет-фактуры, накладные и т. д.

Согласованность между программами должна быть на высоком уровне, чтобы они все работали с одними и теми же данными. Чаще всего такая работа выражается в применение в системе тех же справочников, которые применяются на предприятии уже достаточно длительное время, а также возможность одновременного обновления их.

Внимание: важным моментом при выборе системы эдо является возможность взаимодействия с почтовыми серверами, электронной постой, сайтами, площадками и т. д., а также на поддержку ее уже имеющимися приложениями.

Наиболее популярные и известные системы электронного документа работают с поддержанием таких программных комплексов как 1С, Парус, Oracle и другие.

Примером такого взаимодействия является возможность в программах 1С формировать бухгалтерские и налоговые документы, а также отправлять их сразу же в электронном формате, производя подписание бланков ЭЦП.

Источник: https://litebuh.ru/biznes/sistema-elektronnogo-dokumentooborota.html

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет сократить время отправки бумаг партнёрам, оптимизировать работу бухгалтерии и юридического отдела компании. Также ЭДО сокращает финансовые затраты на проведение всех этих операций.

Электронный документооборот в организации — способ быстро отправлять партнёрам документы на согласование и также быстро получать от них подтверждение. Суть в том, что при установке системы весь процесс не требует распечатки бумажных документов и их пересылки контрагентам. Всё осуществляется через интернет, что сокращает затраты времени и денег.

  1. Как работает ЭДО.
  2. Какие задачи решает ЭДО.
  3. Виды электронного документооборота.
  4. Как подключить ЭДО.
  5. Правовое регулирование.
  6. Где заказать внедрение ЭДО.

Как работает ЭДО

Электронный документооборот настраивается следующим образом: при помощи посредника (сервиса-оператора) в организации устанавливается специализированный программный продукт – т.н. система электронного документооборота, сокращенно: СЭД.  

СЭД, разработанная нами называется «Транскрипт», она представляет собой стороннюю программу, которая устанавливается на рабочие компьютеры бухгалтеров и руководителей.  Именно она позволяет создавать, пересылать, принимать подтверждения, хранить любые документы, например, договоры, соглашения, уведомления, а также текстовые и графические материалы любого вида.

Все материалы шифруются цифровой подписью — это позволяет обеспечить высокую степень безопасности хранения документов. Квалифицированная цифровая подпись является заменой ручной подписи и штампа организации, такой документ имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный аналог.

Какие задачи решает ЭДО

В первую очередь ЭДО на предприятии позволяет оптимизировать затраты времени и денег на документооборот. По подсчётам специалистов, обработка одной бумаги (печатной) занимает порядка четырёх часов и обходится в 230 рублей, тогда как электронный вариант — два часа и 23 рубля, из которых большая часть времени уходит на согласование с партнёром. Можно выделить следующие преимущества от внедрения электронного документооборота в организации.

  • Все документы регистрируются в системе и хранятся на серверах — их в любой момент можно найти. Имеется удобная система поиска.
  • Сокращение издержек по времени и по финансам, отказ от использования курьерских служб.
  • Подключение любого количества партнёров к единой системе. Проведение большого количества операций одновременно.
  • Чёткая система отчётности, возможность проследить статус документа на всех этапах обработки.
  • Проведение электронного аудита.
Читайте также  Как определить ОКТМО организации по ИНН?

Стоит отметить и минусы системы.

  • Необходимость обучить персонал, как правильно использовать программу.
  • Нужно приобрести цифровую подпись.
  • Не все партнёры будут готовы принять новый метод отношений.

Многие проблемы поможет решить оператор, к которому подключается организация.

Виды электронного документооборота

В зависимости от деятельности компании может быть подключён один из следующих ЭДО:

  • бухгалтерский;
  • кадровый;
  • управленческий;
  • производственный;
  • технологический;
  • складской;
  • архивный;
  • конфиденциальный.

Сколько деятельностей ведёт предприятие, такое количество ЭДО и подключается. При желании заказчика автоматизация может распространяться только на часть документооборота.

Как подключить ЭДО

В первую очередь в организации создаётся рабочая группа. Её задачи — принять постановление об установке ЭДО, сформировать цели, сроки и бюджет проекта. После этого выбирается оператор. Кроме того, потребуется убедить партнёров в эффективности системы (в чём может помочь и сам оператор). Также потребуется проведение следующих операций:

  • утверждение регламента работ;
  • обучение сотрудников;
  • предварительный тест системы;
  • при необходимости — доработка программ.

Финальный этап — полноценное внедрение системы.

Правовое регулирование

Юридическое обоснование электронного документооборота осуществляется следующими законодательными актами:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
  • Приказ Минфина № ММВ-7-2/168;
  • Приказ Минфина № 50н;
  • Приказ ФНС № ММВ-7-6/36;
  • Приказ ФНС № ММВ-7-6/253.

Квалифицированная электронная подпись является юридически легальной заменой собственноручной подписи и штампу.

Где заказать внедрение ЭДО

Компания Taxnet на протяжении 15 лет разрабатывает IT-решения для предприятий. Чтобы внедрить нашу систему электронного документооборота «Транскрит», просто оставьте заявку на сайте или позвоните по контактному телефону. Ознакомьтесь с нашими тарифами. 

5 причин обратиться именно к нам:

  1. 15 лет на рынке, есть налаженные и работающие схемы работы;
  2. 100 000 клиентов, свыше 700 партнёров по всей России;
  3. основано 17 внутренних продуктов;
  4. клиентская поддержка на всех этапах внедрения системы;
  5. демократичные, обоснованные цены на услуги.

Для того, чтобы связаться с нами, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Источник: https://taxnet.ru/blog/elektronnyy-dokumentooborot-v-organizatsii/

Электронный документооборот в организации — подключение к системе электронного документооборота

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

  1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
  2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

ДостоинстваНедостатки
  • Упорядочивание. Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок
  • Отслеживание. В любой момент можно узнать, кто работает с документом
  • Сохранность. Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ
  • Восстановление. Удаленный документ можно в любой момент восстановить
  • Сохранность временных ресурсов. Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения.
  • Удобно работать. При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой.
  • Доступность. Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске.
  • Планирование. Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы.
  • Удобный поиск. Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову.
  • Экономия бумаги. Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.
  • Денежные затраты. Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*).
  • Сразу пользоваться СЭД — не получиться. После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков.
  • Обучение персонала. Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение.
  • Обеспечение безопасности. Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне.
  • Потребуется администратор СЭД. В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы.
  • Требуется постоянное резервное копирование. В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы.
  • В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа. Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Как собрать пакет документов для оформления ипотеки

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы. В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Читайте также  Может ли быть два КПП у организации?

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

  • Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
  • Электронные архивы. цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
  • Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
  • ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

  • Полнота функциональности;
  • Удобство использования;
  • С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
  • Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
  • Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
  • Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
  • Легкость адаптации;
  • Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
  • Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

  1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
  2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
  3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
  4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
  5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
  6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

Абсолютно любой человек может купить акции Роснефти за 3 шага

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-i-zachem-ona-nuzhna

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):


C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:


Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):


Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/elektronnyj_dokumentooborot_v_organizacii/